Chocolat Bernrain AG develops and produces high-quality chocolate specialties for customers around the world. In addition to its own brands, Bernrain and Stella, this successful family-owned company also manufactures private-label products and supplies industrial and commercial customers with the finest chocolate coatings and semi-finished products.
The secret to the success of this rapidly growing company lies in the combination of decades of experience and a vibrant culture of innovation. New market opportunities are identified early on and capitalized on flexibly—an approach that is also reflected in the continuous optimization of internal processes.
Before DocBits was introduced, invoice processing involved multiple manual steps and system switches. New suppliers were added to the ERP system with a delay, the accuracy of VAT rates was limited, and invoices had to pass through several programs before they could be finally posted.
The existing solution created a noticeable increase in workload in day-to-day operations and tied up resources unnecessarily.
The company was therefore looking for a user-friendly, robust, and integrated solution that simplifies processes while also offering the flexibility to be tailored to individual requirements.
With DocBits, Chocolat Bernrain opted for a modern, user-friendly solution for automated invoice processing.
A key advantage is that invoices can be posted directly in DocBits without having to go through a suspense account or use additional software. This has reduced the number of process steps and completely eliminated data discontinuities.
The company also placed particular importance on a customized process design. The requirements for the approval process were analyzed jointly and implemented with precision. FELLOWPRO responded flexibly to these needs and developed a solution that could be seamlessly integrated into the existing organization.
The implementation phase was also conducted in a structured and goal-oriented manner. Regular project status meetings, clear task assignments, and a transparent project plan ensured planning reliability. The structured execution of the user acceptance test ensured that all relevant scenarios were thoroughly tested.
The result was a timely go-live with a stable system foundation.
With the introduction of DocBits, Chocolat Bernrain was able to significantly streamline its invoice processing. The ability to post entries directly in the system saves time and greatly reduces the need for manual intervention.
Seamless integration with existing systems, including Infor M3 and IDM
90% increase in efficiency in document processing
Easy to use, no technical expertise required
A solution that can scale with your needs
Smart technology without the need for time-consuming template creation
The increase in efficiency is clearly evident in day-to-day work. In addition, intelligent automation—particularly the “magic wand” feature in Auto Accounting—further streamlines the bookkeeping process.
Overall, the collaboration with FELLOWPRO is described as professional and solution-oriented. Requests are recorded and implemented in a structured manner, and the project process was perceived as balanced and well-organized.
DocBits describes Chocolat Bernrain with three apt words:
Uncomplicated. Attentive to specific needs. Good support.
Following the successful launch of the core functionality, the company is already planning its next steps. The focus is on:
In doing so, Chocolat Bernrain is consistently committed to further optimizing and automating its financial processes—in line with a modern, future-proof corporate structure.
Image credits: Header- & featured images by Chocolat Bernrain AG
Chocolat Bernrain AG
Food
130
Kreuzlingen, Switzerland
for optimizing invoice processing
Die Chocolat Bernrain AG entwickelt und produziert hochwertige Schokoladenspezialitäten für Kundinnen und Kunden in der ganzen Welt. Neben den eigenen Marken Bernrain und Stella stellt das erfolgreiche Familienunternehmen auch Produkte für Private Label her und beliefert Industrie- sowie Gewerbekunden mit feinsten Kuvertüren und Halbfabrikaten.
Das Erfolgsrezept des dynamisch wachsenden Unternehmens liegt in der Verbindung aus jahrzehntelanger Erfahrung und einer lebendigen Innovationskultur. Neue Marktchancen werden frühzeitig erkannt und flexibel genutzt – ein Anspruch, der sich auch in der kontinuierlichen Optimierung interner Prozesse widerspiegelt.
Vor der Einführung von DocBits war die Rechnungsverarbeitung durch mehrere manuelle Schritte und Systemwechsel geprägt. Neue Lieferanten wurden zeitverzögert ins ERP übertragen, die Verlässlichkeit bei Mehrwertsteuersätzen war eingeschränkt und Rechnungen mussten über mehrere Programme laufen, bevor sie final verbucht werden konnten.
Die bestehende Lösung verursachte spürbaren Mehraufwand im Tagesgeschäft und band unnötig Ressourcen.
Gesucht wurde daher eine benutzerfreundliche, stabile und integrierte Lösung, die Prozesse vereinfacht und gleichzeitig flexibel an individuelle Anforderungen angepasst werden kann.
Mit DocBits entschied sich Chocolat Bernrain für eine moderne, benutzerfreundliche Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Ein wesentlicher Vorteil: Rechnungen können direkt in DocBits gebucht werden, ohne den Umweg über ein Durchlaufkonto oder zusätzliche Programme. Dadurch wurden Prozessschritte reduziert und Medienbrüche vollständig eliminiert.
Besonders wichtig war dem Unternehmen zudem eine individuelle Prozessgestaltung. Die Anforderungen an den Freigabeprozess wurden gemeinsam analysiert und passgenau umgesetzt. FELLOWPRO reagierte flexibel auf diese Bedürfnisse und entwickelte eine Lösung, die optimal in die bestehende Organisation integriert werden konnte.
Auch die Implementierungsphase verlief strukturiert und zielorientiert. Regelmäßige Projektstatus-Meetings, klare Aufgabenverteilungen und ein transparenter Projektplan sorgten für Planungssicherheit. Die strukturierte Durchführung des User Acceptance Tests stellte sicher, dass sämtliche relevanten Szenarien umfassend geprüft wurden.
Das Ergebnis war ein termingerechter Go-Live mit einer stabilen Systembasis.
Mit der Einführung von DocBits konnte Chocolat Bernrain die Rechnungsverarbeitung deutlich verschlanken. Die direkte Buchungsmöglichkeit im System spart Zeit und reduziert manuelle Eingriffe erheblich.
Reibungslose Verknüpfung mit bestehenden Systemen, inklusive Infor M3 und IDM
90 % Effizienzsteigerung bei der Dokumentenverarbeitung
Einfache Handhabung ohne technisches Know-how
Eine Lösung, die mit den Anforderungen wachsen kann
Intelligente Technologie ohne aufwendige Template- Erstellung
Die Effizienzsteigerung ist im täglichen Arbeiten klar erkennbar. Zusätzlich sorgt die intelligente Automatisierung – insbesondere die „Zauberstabfunktion“ im Auto Accounting – für weitere Entlastung im Buchungsprozess.
Die Zusammenarbeit mit FELLOWPRO wird insgesamt als professionell und lösungsorientiert beschrieben. Anliegen werden strukturiert aufgenommen und umgesetzt, der Projektverlauf wurde als ausgewogen und gut organisiert wahrgenommen.
DocBits beschreibt Chocolat Bernrain mit drei treffenden Worten:
Unkompliziert. Auf spezielle Bedürfnisse eingehend. Guter Support.
Nach dem erfolgreichen Start mit der Basisfunktionalität plant das Unternehmen bereits die nächsten Schritte. Im Fokus stehen:
Damit setzt Chocolat Bernrain konsequent auf eine weitere Optimierung und Automatisierung seiner Finanzprozesse – im Sinne einer modernen, zukunftsfähigen Unternehmensorganisation.
Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von Chocolat Bernrain AG
Chocolat Bernrain AG
Lebensmittel
130
Kreuzlingen, Schweiz
für die Optimierung von Rechnungsverarbeitung
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