Was passiert, wenn Sie weiterhin manuell verarbeiten?

Die versteckten Kosten analoger Prozesse

– und warum sich Automatisierung rechnet.

In vielen Unternehmen laufen zentrale Prozesse wie die Bearbeitung von Rechnungen, Lieferscheinen oder Bestellungen immer noch weitgehend manuell ab. Aus Gewohnheit, aus Sorge vor Umstellungen – oder weil es bislang „irgendwie funktioniert“ hat.

Doch genau darin liegt das Problem: Diese Prozesse kosten Zeit, verursachen Fehler und blockieren Ressourcen. Was auf den ersten Blick pragmatisch wirkt, ist in der Realität oft teuer – nur nicht auf den ersten Blick.

Wo manuelle Prozesse wirklich teuer werden

Die Kosten manueller Abläufe stecken im Detail. Sie tauchen nicht immer als eigene Position in der Bilanz auf, summieren sich aber täglich:

  • Zeitverlust im Tagesgeschäft: Wenn Rechnungen erst ausgedruckt, manuell geprüft und händisch in Systeme übertragen werden, entstehen Verzögerungen – bei der Prüfung, der Freigabe, der Zahlung.

  • Fehler durch manuelle Eingaben: Zahlendreher, vergessene Felder, doppelte Erfassung – kleine Fehler mit großer Wirkung.

  • Abhängigkeit von einzelnen Personen: Fällt ein Mitarbeiter aus, stockt der gesamte Prozess. Wissen ist oft nicht dokumentiert, sondern verteilt auf E-Mail-Postfächer und Köpfe.

  • Begrenzte Skalierbarkeit: Bei steigendem Dokumentenvolumen kommt man mit manuellen Prozessen schnell an Grenzen – es sei denn, man stockt personell auf.

  • Intransparenz: Wer hat was wann bearbeitet? Wo hängt ein Vorgang? Ohne digitale Nachvollziehbarkeit fehlt der Überblick.

 

Automatisierung: Der Unterschied, der den Unterschied macht

Moderne Lösungen zur Dokumentenverarbeitung – wie z. B. auf Basis von Intelligent Document Processing (IDP) – übernehmen diese Aufgaben automatisiert. OCR, KI-gestützte Datenextraktion und intelligente Validierungsmechanismen sorgen dafür, dass relevante Informationen direkt aus dem Dokument gelesen, korrekt zugeordnet und in nachgelagerte Systeme überführt werden.

Ein direkter Vergleich zeigt, wie groß die Unterschiede tatsächlich sind:

Kriterium Manuell Automatisiert
Bearbeitungszeit
Mehrere Minuten pro Dokument
Wenige Sekunden
Fehleranfälligkeit
hoch
Gering (dank Prüfregeln & Validierung)
Transparenz
Kaum vorhanden
Vollständige Nachverfolgbarkeit
Skalierbarkeit
Stark begrenzt
Nahezu unbegrenzt durch Softwareunterstützung
Prozesskosten
Hoch durch Personalbindung & Fehlerfolgekosten
Deutlich niedriger, ROI nach kurzer Zeit messbar
Zukunftsfähigkeit
Eingeschränkt
Volle Kompatibilität mit digitalen Workflows

Die Frage ist nicht „ob“ – sondern „wann“

Die gute Nachricht: Die Hürden für den Einstieg in die Automatisierung sind heute niedrig. Lösungen wie DocBits lassen sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften wie Infor M3, Infor LN oder Infor CloudSuite integrieren – und schaffen sofort spürbare Entlastung im Alltag. Kein Medienbruch, keine doppelte Datenpflege, kein langwieriger Umbau.

Und: Der Mehrwert zeigt sich nicht nur in Zahlen. Auch das Team profitiert – von weniger Routinetätigkeit, klaren Prozessen und höherer Zufriedenheit.

Fazit

Wer heute noch manuell verarbeitet, zahlt dafür mit Zeit, Geld und Nerven. Die wahren Kosten stecken nicht im Papier – sondern in dem, was daraus folgt: Fehler, Verzögerungen, Intransparenz.
Mit einer modernen IDP-Lösung wie DocBits holen Sie das Beste aus Ihren Prozessen heraus – automatisch, zuverlässig und zukunftssicher.

Neugierig geworden?

Wir zeigen Ihnen gerne, wie das bei Ihnen konkret aussehen kann.

Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von freepik

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