Die Chocolat Bernrain AG entwickelt und produziert hochwertige Schokoladenspezialitäten für Kundinnen und Kunden in der ganzen Welt. Neben den eigenen Marken Bernrain und Stella stellt das erfolgreiche Familienunternehmen auch Produkte für Private Label her und beliefert Industrie- sowie Gewerbekunden mit feinsten Kuvertüren und Halbfabrikaten.
Das Erfolgsrezept des dynamisch wachsenden Unternehmens liegt in der Verbindung aus jahrzehntelanger Erfahrung und einer lebendigen Innovationskultur. Neue Marktchancen werden frühzeitig erkannt und flexibel genutzt – ein Anspruch, der sich auch in der kontinuierlichen Optimierung interner Prozesse widerspiegelt.
Vor der Einführung von DocBits war die Rechnungsverarbeitung durch mehrere manuelle Schritte und Systemwechsel geprägt. Neue Lieferanten wurden zeitverzögert ins ERP übertragen, die Verlässlichkeit bei Mehrwertsteuersätzen war eingeschränkt und Rechnungen mussten über mehrere Programme laufen, bevor sie final verbucht werden konnten.
Die bestehende Lösung verursachte spürbaren Mehraufwand im Tagesgeschäft und band unnötig Ressourcen.
Gesucht wurde daher eine benutzerfreundliche, stabile und integrierte Lösung, die Prozesse vereinfacht und gleichzeitig flexibel an individuelle Anforderungen angepasst werden kann.
Mit DocBits entschied sich Chocolat Bernrain für eine moderne, benutzerfreundliche Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Ein wesentlicher Vorteil: Rechnungen können direkt in DocBits gebucht werden, ohne den Umweg über ein Durchlaufkonto oder zusätzliche Programme. Dadurch wurden Prozessschritte reduziert und Medienbrüche vollständig eliminiert.
Besonders wichtig war dem Unternehmen zudem eine individuelle Prozessgestaltung. Die Anforderungen an den Freigabeprozess wurden gemeinsam analysiert und passgenau umgesetzt. FELLOWPRO reagierte flexibel auf diese Bedürfnisse und entwickelte eine Lösung, die optimal in die bestehende Organisation integriert werden konnte.
Auch die Implementierungsphase verlief strukturiert und zielorientiert. Regelmäßige Projektstatus-Meetings, klare Aufgabenverteilungen und ein transparenter Projektplan sorgten für Planungssicherheit. Die strukturierte Durchführung des User Acceptance Tests stellte sicher, dass sämtliche relevanten Szenarien umfassend geprüft wurden.
Das Ergebnis war ein termingerechter Go-Live mit einer stabilen Systembasis.
Mit der Einführung von DocBits konnte Chocolat Bernrain die Rechnungsverarbeitung deutlich verschlanken. Die direkte Buchungsmöglichkeit im System spart Zeit und reduziert manuelle Eingriffe erheblich.
Reibungslose Verknüpfung mit bestehenden Systemen, inklusive Infor M3 und IDM
90 % Effizienzsteigerung bei der Dokumentenverarbeitung
Einfache Handhabung ohne technisches Know-how
Eine Lösung, die mit den Anforderungen wachsen kann
Intelligente Technologie ohne aufwendige Template- Erstellung
Die Effizienzsteigerung ist im täglichen Arbeiten klar erkennbar. Zusätzlich sorgt die intelligente Automatisierung – insbesondere die „Zauberstabfunktion“ im Auto Accounting – für weitere Entlastung im Buchungsprozess.
Die Zusammenarbeit mit FELLOWPRO wird insgesamt als professionell und lösungsorientiert beschrieben. Anliegen werden strukturiert aufgenommen und umgesetzt, der Projektverlauf wurde als ausgewogen und gut organisiert wahrgenommen.
DocBits beschreibt Chocolat Bernrain mit drei treffenden Worten:
Unkompliziert. Auf spezielle Bedürfnisse eingehend. Guter Support.
Nach dem erfolgreichen Start mit der Basisfunktionalität plant das Unternehmen bereits die nächsten Schritte. Im Fokus stehen:
Damit setzt Chocolat Bernrain konsequent auf eine weitere Optimierung und Automatisierung seiner Finanzprozesse – im Sinne einer modernen, zukunftsfähigen Unternehmensorganisation.
Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von Chocolat Bernrain AG
Chocolat Bernrain AG
Lebensmittel
130
Kreuzlingen, Schweiz
für die Optimierung von Rechnungsverarbeitung
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