Die Corona-Krise befeuert die Digitalisierung in Deutschland. Nicht nur der Branchenverband Bitkom prophezeite einen Anstieg der Digitalprojekte in der deutschen Wirtschaft, auch andere Experten sind sich einig und nennen die Krise sogar „Weckruf“. Nun gut, Fakt ist: Digitale Technologien entscheiden über die Wettbewerbsfähigkeit – und somit über die Wirtschaftlichkeit. Wach sind wir also spätestens jetzt. Doch allein damit ist es nicht getan.
Viele Firmen wissen nicht, wie sie ihre Prozesse sinnvoll digitalisieren. Und hier liegt der Hund begraben: Gewinnbringend wird es erst, wenn wir über die reine Digitalisierung hinausdenken! Vor allem für Mittelständler kann das allerdings eine Herausforderung sein. Dennoch liegen hier tatsächlich gewaltige Potenziale:
Jedes Jahr landen Millionen PDFs, Dokumente, E-Mail Anhänge in Ihrem Unternehmen. Haben Sie sich schon mal gefragt, was eine Rechnung eigentlich kostet, wären sie verbucht und von Ihren Mitarbeitern verarbeitet wird? Denken Sie an Löhne oder totes Kapital für Räume voller Archivmaterial. Könnten Sie diese Prozesse automatisieren und entschlacken, sparen Sie bares Geld. Sie entlasten Ihr Team, werden effizienter und senken Ihre monatlichen Fixkosten. Ein papierloses Büro wirkt sich also positiv auf Ihren Return on Investment und somit auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit aus.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente sinnvoll digital transformieren.
Wo der Unterschied zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation liegt
Digitalisieren bedeutet einfach gesagt, dass Prozesse, die bisher offline abgebildet wurden, in einen binären Code übersetzt werden. So können die Informationen von digitalen Systemen gelesen werden. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sammeln Ihre Rechnungen in einem unübersichtlichen Ablagestapel. Ihre Assistenz ist jede Woche drei Stunden damit beschäftigt, diese zu kopieren, zu sortieren und dann dem jeweiligen Ansprechpartner zur Unterschrift vorzulegen. Danach heftet sie diese in entsprechende Ordner ein. Dabei gibt es Ordner mit Rechnungen unter 5.000 Euro, Ordner mit Rechnungen über 5.000 Euro, etliche Sonderfälle – und so weiter. Das Archiv platzt aus allen Nähten und nur Ihre Assistentin findet sich im Ordner-Dschungel zurecht.
Nun digitalisieren Sie diesen Prozess: Anstatt die Rechnungen zu kopieren und sie in einem Offline-Archiv einzusortieren, scannen Sie die Rechnungen und speichern sie digital ab. Toll, nun können Sie Funktionen wie die Suche nutzen, ohne alle Archivordner stundenlang zu durchforsten. Ihre Assistentin freut sich über diese Neuerung allerdings nur bedingt – sie muss immer noch ihren Unterschriften hinterherlaufen.
Wann wird das Spiel also interessant? Wenn Sie den Prozess DIGITAL TRANSFORMIEREN! Digitale Transformation bedeutet, dass noch mehr geschieht als eine reine „Übersetzung“. Mittels künstlicher Intelligenz erkennen Programme verschiedene Dokument-Typen, programmierte Regeln erledigen komplexe Prozesse im Hintergrund – und erleichtern so auch Ihrer Assistenz das Leben! Hier liegt nämlich der große Unterschied: Nun werden die Rechnungen von Ihrer Assistenz eingescannt, das System erkennt automatisch, ob die Rechnung über oder unter 5.000 Euro liegt und sendet sie zur Unterschrift sofort an den jeweils hinterlegten Ansprechpartner. Sobald dieser online seine Unterschrift gesetzt hat, landet die Rechnung wie von Zauberhand in der entsprechenden Ablage. Nun jubelt auch Ihre Assistenz – endlich hat sie Zeit für andere Aufgaben.
Königsdisziplin: Sauber aufgesetzte Projekte
Es klingt simpel, aber dennoch scheitern 50% der Automatisierungsprojekte, weil sie keinen oder nicht den gewünschten Nutzen bringen. Sie erwürgen sich selbst, während ihrer Geburt. Und dafür gibt es Gründe: Häufig werden Transformationsprojekte nicht sauber aufgesetzt. Die gesammelten Daten ersticken die Produktivität von System und Mitarbeitern. Wenn Sie Ihr Projekt richtig angehen, ist der Nutzen allerdings groß: Durch die Optimierung Ihrer Prozesse, sparen Sie Zeit und können agil und flexibel auf wechselnde Anforderungen reagieren.
Bleiben wir bei unserem Beispiel: Wir haben eine Checkliste vorbereitet, mit allen Fragen, über die Sie sich vor Ihrem Digital-Projekt Gedanken machen sollten.Versetzten Sie sich in die Lage Ihrer Assistentin – Was erleichtert wirklich ihren Arbeitsalltag?
- Identifizieren Sie Probleme – Was geht im bestehenden Prozess oft schief?
- Denken Sie anders – Wie wurde der Prozess bisher gelöst und ist das WIRKLICH nötig so? Hinterfragen Sie Ihren Prozess genau.
- Skizzieren und visualisieren Sie – Zeichnen Sie Ihren Prozess und die Lösung auf ein Blatt Papier.
- Testen Sie – Spielen Sie den Prozess durch, um Probleme frühzeitig zu erkennen und darauf reagieren zu können.
Wenn Archivierung zur digitalen Transformation wird
Haben Sie all diese Fragen durchdacht, ist der erste Schritt der digitalen Transformation getan. Den Rest erledigt eine integrierte Softwarelösung. Ephesoft ist eine Parade-Beispiel für eine Software, entwickelt, um Dokumente sinnvoll zu digitalisieren.
Diese vereint einfache Archiv-Funktionen mit künstlicher Intelligenz: Dokumente werden gescannt, automatisch verarbeitet, intelligent verwaltet und nach vorher definierten Regeln verarbeitet. Dokumentenprozesse aller Art können in Sekundenschnelle optimiert werden. Handgeschriebenes ist kein Problem. Und es ist vieles mehr möglich. Grenzen gibt es nahezu keine. Hochentwickelte Algorithmen erkennen Dokumenttypen und wenden benutzerdefinierte Workflows an, um Ihre Prozesse zu automatisieren. Aus den Daten, die das System speichert und für Sie aufbereitet, können Management-Entscheidungen getroffen werden. Planung wird plötzlich einfach. Es geht darum, Ihr Unternehmen langfristig weiterzuentwickeln. Ihr Unternehmen agiert schneller, flexibler und somit effizienter. Klar, dass sich diese Optimierungen positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirken und sich somit im Umsatz widerspiegeln.
Worauf Sie achten müssen
Die Software kann komplett auf Ihre Bedürfnisse und Unternehmensprozesse angepasst werden. Damit Ihr Unternehmen langfristig wächst, braucht es messbare Erfolge.
Wichtigste Voraussetzung dafür ist eine nachhaltige und vor allem individuelle Strategie. Es hilft nicht viel ein System zu installieren, das nicht auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist. Es kann einiges schief gehen: Das System kann zu komplex sein. Dann sparen Sie Ihren Mitarbeitern am Ende weder Zeit noch Nerven. Stellen Sie sich die entscheidenden Fragen:
- Was will ich mit dem Prozess erreichen?
- Welche Dokumente will ich speichern und warum?
- Nehmen Sie nochmal die Checkliste zur Hand! Haben Sie an alles gedacht?
Ihr Problem ist sehr komplex? Wir sind Experten für digitale Transformation. Als Partner diverser intelligenter Systeme kennen wir die nahezu grenzenlosen Möglichkeiten. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre individuellen Bedürfnisse in funktionale Codes zu übersetzen. Wir bauen Ihre Ephesoft-Software zur Dokumentendigitalisierung nach Ihrem Anforderungsprofil und spielen diese anschließend in Ihr Backoffice ein. Ein Rundum-Sorglos Paket für Ihren nachhaltigen Unternehmenserfolg. Click here to know more about the Ephesoft solution!
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