Klare Strukturen, Effiziente Prozesse:

Wie Sefar mit DocBits seine Rechnungseingangsprozesse optimiert

ÜBER SEFAR

«Mehr als Gewebe...»

Sefar ist mit Präzisionsgeweben weltweit führend im Siebdruck und in der Filtration. Sefar Produkte finden ihre Anwendung in einem breiten Spektrum, von der Elektronik, Grafik, Medizintechnik, Automobil-, Lebensmittel- und Pharmaindustrie bis hin zur Rohstoffgewinnung und Architektur.

Abgestützt auf ein umfangreiches Know-how bieten sie Ihren Kunden mit einem globalen Netzwerk aus Tochtergesellschaften und Konfektionszentren in 25 Ländern auf 6 Kontinenten optimale Lösungen für ihre industriellen Prozesse und Anwendungen.

Die Herausforderung

Die Digitalisierung und Automatisierung von eingehenden Rechnungen und Vereinfachung des gesamten Rechnungseingangsprozesses

Als weltweit agierendes Unternehmen stand Sefar vor der Herausforderung, eingehende Lieferrantenrechnungen sowie den gesamten Rechnungseingangsprozess zu digitalisieren und vor allem zu vereinfachen. Dies erforderte eine sorgfältige Überarbeitung und Neudefinierung der bisherigen Arbeitsabläufe.

Um die Prozesse des Rechnungseingangsprozess zu vereinfachen, entschied sich Sefar, eine intelligente und moderne Softwarelösung einzusetzen.

Die Lösung

DocBits für die Automatisierung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen

Nach einer eingehenden Analyse entschied sich medi, die OCR Capture Lösung DocBits aus dem Hause FELLOWPRO AG zu implementieren. DocBits als Cloud-basierte Plattform zur automatischen KI-unterstützten Dokumente-Automatisierung und -Verarbeitung ermöglichte medi die aktuelle Herausforderung zu lösen. 

“DocBits ist eine sauber und vollständig in Infor LN integrierte Softwarelösung, die eine einfache Einführung und schnelle Umsetzung verspricht.“
Sebastiaan van der Meij
Head Group Finance, Sefar AG

Die Einführung von DocBits ermöglichte die Digitalisierung des gesamten Rechnungseingangsprozesses, was die manuelle Bearbeitung erheblich reduzierte und somit die Fehleranfälligkeit minimierte. Durch die Automatisierung konnten Rechnungen effizienter und präziser verarbeitet werden. Die Benutzeroberfläche von DocBits erwies sich als intuitiv und benutzerfreundlich, was den Schulungsaufwand für die Mitarbeiter minimal hielt und eine schnelle Einarbeitung ermöglichte.

Ein besonders beeindruckendes Merkmal von DocBits ist die Fähigkeit, Rechnungen vollständig zu automatisieren, vorausgesetzt, die internen Abläufe wurden vorher gut durchdacht und optimiert. Mit den integrierten Workflow-Tools und Skripting-Möglichkeiten konnte Sefar maßgeschneiderte Prozesse erstellen, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Dies führte zu einer erhöhten Prozesssicherheit und einer deutlichen Reduzierung der Bearbeitungszeit.

“Durch die Einführung von DocBits konnte sowohl die Prozesssicherheit gesteigert als auch die Fehleranfälligkeit gesenkt werden.“
Sebastiaan van der Meij
Head Group Finance, Sefar AG

Benefits für den Kunden

ZEITERSPARNIS

90% Effizienzsteigerung bei der Dokumentenverarbeitung

KOSTENEINSPARUNGEN

Durch reduzierten manuellen Aufwand und optimierte Prozesse

HÖHERE GENAUIGKEIT​

Mehr als 90 % der Daten werden automatisch extrahiert

VIELFÄLTIGE DOKUMENTENTYPEN

Unterstützung einer Bandbreite von Dokumentarten

BENUTZER
FREUNDLICHKEIT​

Einfache Handhabung ohne technisches KnowHow

NAHTLOSE INTEGRATION​

Reibungslose Verknüpfung mit bestehenden Systemen, inklusive Infor Cloudsuite, M3 und IDM

SKALIERBARKEIT

Eine Lösung, die mit den Anforderungen wachsen kann

KI MIT ML​

Intelligente Technologie ohne aufwendige Template-Erstellung ​

Internationale Unterstützung

Mehr als 128 Sprachen und internationale E-Invoice

Obwohl die Effizienzsteigerungen noch nicht vollständig messbar sind, da weitere Automatisierungsschritte geplant sind, zeigte sich bereits eine verbesserte Strukturierung der Arbeitsabläufe. Sefar plant, die Automatisierung weiter auszubauen, sobald DocBits genügend Daten verarbeitet hat, um noch präzisere und effizientere Ergebnisse zu liefern. Insgesamt bietet DocBits eine umfassende Lösung, die Sefar half, den Übergang zu digitalen und automatisierten Prozessen erfolgreich zu gestalten.

“Die Zusammenarbeit mit dem Sefar-Team hat viel Spaß gemacht. Ihre Geduld während der Entwicklungsphasen und ihr konstruktives Feedback waren für uns von unschätzbarem Wert.“
Inês Brandão
Projektleitung, FELLOWPRO AG

Zukunftsvision und Erweiterungspläne

Kontinuierliche Optimierung und Effizienzsteigerung durch innovative Lösungen

Ein durchweg gelungenes Automatisierungsprojekt, das hier jedoch noch nicht aufhört. Sefar plant für die Zukunft, DocBits auf weitere Unternehmen auszuweiten und zusätzliche Erweiterungen wie Auftragsbestätigungen und Bestellungen zu implementieren. Diese Erweiterungen sind Teil der langfristigen Strategie von Sefar, die Arbeitsabläufe kontinuierlich zu verbessern und ihre Effizienz zu steigern.

“Wir wussten von Anfang an, dass wir ein gutes Produkt angeboten bekamen und dass eine gute und zufriedenstellende Lösung möglich war.“
Sebastiaan van der Meij
Head Group Finance, Sefar AG

kunde

Sefar AG

Branche

Textilherstellung 

Mitarbeiterzahl

(weltweit, 2023/4)

rund 3.000

Jahresumsatz

(weltweit, Stand 2023/4)

knapp 400 Mio. CHF

ZENTRALE

Heiden (CH)

HERAUSFORDERUNG

Digitalisierung und Automatisierung von eingehenden Rechnungen und Vereinfachung des gesamten Rechnungseingangsprozesses

LÖSUNG

für die Automatisierung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen

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