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Die Pfaudler GmbH als Teil der GMM Pfaudler-Gruppe, welche seit einigen Jahren erfolgreich an der indischen Börse gelistet ist, blickt auf eine beeindruckende Geschichte zurück. Seit zwei Jahrhunderten ist Pfaudler ein führender Anbieter korrosionsgeschützter emaillierter Anlagen und gilt in der Branche als vertrauenswürdiger Partner. Bei der Suche nach hochwertiger Korrosionsbeständigkeit in der chemischen Verarbeitung kommt man an dem Unternehmen kaum vorbei.
Heute ist die GMM Pfaudler-Gruppe mit über 1800 Mitarbeiter*innen in 16 Produktionsstätten auf 4 Kontinenten weltweit präsent und unterstützt ihre Kunden und Partner auf höchstem Niveau.
Als global agierendes Unternehmen mit Standorten in Deutschland, Italien, Benelux, UK und den USA stand Pfaudler vor der Herausforderung, die Verarbeitung von eingehenden Dokumenten zu automatisieren und zu optimieren. Die täglich riesigen Mengen an eingehenden Papieren und PDFs, die bislang manuell verarbeitet wurden, bedeuteten enorm viel Aufwand, langwierige Freigabeprozesse und eine hohe Fehlerquote.
Pfaudler entschied daher, eine moderne und intelligente Lösung zu suchen, um diesen umständlichen und schwerfälligen Prozess in hohem Maße zu automatisieren und die Arbeitsabläufe zu rationalisieren. Die Kosten mussten massiv gesenkt und die Effizienz deutlich gesteigert werden. Wichtig war, die mögliche Lösung sollte nicht nur den heutigen, sondern auch den künftigen Anforderungen genügen. Der Durchlauf muss zeitlich so optimiert werden, dass künftig auch die entstandenen Skontoverluste der Vergangenheit angehören.
Nach einer intensiven Evaluierungsphase entschied Pfaudler sich für die Implementierung von DocBits, einer hochmodernen Plattform in der Cloud zur automatischen KI-unterstützten Dokumentenautomatisierung und -verarbeitung.
Die Aufgabenstellung war klar definiert. Sämtliche eingehende Lieferantenrechnungen und Lieferscheine sollten erfasst, digitalisiert und automatisch im ERP (Infor CloudSuite) verarbeitet werden.
Hierfür werden die Dokumente eingescannt, aus E-Mail-Accounts oder Ordnern gelesen oder manuell per Drag & Drop in das System hochgeladen. Mit Hilfe eines leistungsstarken KI-Models findet zunächst die Klassifizierung und im Anschluss die Extraktion der Dokumentendaten mittels OCR statt. Die tiefe Integration in Infor ermöglicht mehrere Datenvalidierungen, um die Gültigkeit der Daten zu gewährleisten.
Die Implementierung der Software gelang mit Hilfe des Herstellers FELLOWPRO AG außerordentlich schnell und unkompliziert. In nur wenigen Wochen konnte Pfaudler bereits an drei Standorten live gehen. Die dadurch sichtbaren Erfolge unterstrichen die Entscheidung und motivierten an weiteren Standorten die Implementierung ebenfalls kurzfristig umzusetzen. Nach sehr kurzer Zeit erwies sich DocBits als die richtige Entscheidung.
Ein für Pfaudler wichtiger Schlüsselfaktor in der so erfolgreichen Implementierung von DocBits war die nahtlose Integration des Systems in das bestehende Infor M3 und Infor IDM.
Durch den Covid-Lockdown wurde dem Pfaudler-Team noch einmal ganz bewusst, dass es einfacher ist, alles an einem Ort zu haben. Die Dokumentation im Zusammenhang mit der ERP-Transaktion gespeichert zu haben, hilft dabei, alles unter Kontrolle zu haben. Denn für Mitarbeiter im Homeoffice ist es schlichtweg unmöglich alle Dokumente mit nach Hause zu nehmen, um effektiv arbeiten zu können.
90% Effizienzsteigerung bei der Dokumentenverarbeitung
Durch reduzierten manuellen Aufwand und optimierte Prozesse
Mehr als 90 % der Daten werden automatisch extrahiert
Unterstützung einer Bandbreite von Dokumentarten
Einfache Handhabung ohne technisches KnowHow
Reibungslose Verknüpfung mit bestehenden Systemen, inklusive Infor Cloudsuite, M3 und IDM
Eine Lösung, die mit den Anforderungen wachsen kann
Intelligente Technologie ohne aufwendige Template-Erstellung
Mehr als 128 Sprachen und internationale E-Invoice
Im Rahmen unserer Zusammenarbeit mit Pfaudler haben wir unsere Dienstleistungen erfolgreich auf die italienische Abteilung des Unternehmens ausgeweitet und die innovative DocBits-Lösung integriert. Unsere Zusammenarbeit betraf die einzigartigen Feinheiten des italienischen Rechnungsstellungsprozesses, der von den herkömmlichen Methoden abweicht. Um die strengen Anforderungen der Steuerbehörden zu erfüllen, müssen alle Rechnungen in Italien dem Fattura PA XML-Schema entsprechen. Die Übermittlung elektronischer Rechnungen wird über das Sistema di Interscambio abgewickelt, das als Kanal für diesen digitalen Austausch dient. Sobald die Steuerbehörde die Freigabe erteilt hat, wird die autorisierte elektronische Rechnung an den vorgesehenen Empfänger übermittelt. An diesem Punkt steht DocBits im Mittelpunkt, indem es die XML-Daten nahtlos umwandelt und strategisch zuordnet, um eine sichere und nahtlose Integration mit dem Infor ERP-System M3 von Pfaudler zu ermöglichen. Durch diese Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass die komplexe italienische Rechnungsstellungslandschaft mit Präzision und Effizienz navigiert wird, was die operative Integrität von Pfaudler stärkt.
Ein rundum gelungenes Automatisierungsprojekt, das an dieser Stelle jedoch noch nicht endet. Pfaudler plant in den nächsten zwei Monaten DocBits in weiteren Standorten zu implementieren sowie den Import von weiteren Dokumenten, wie beispielsweise Bestellbestätigungen, Zolldokumenten und Ausfuhrerklärungen mit aufzunehmen.
> 18.000
Eingehende Lieferantenrechnungen und Lieferscheinen in nur wenigen Minuten bzw. Sekunden automatisch in Infor verarbeiten.
