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Als Global Player mit 24 internationalen Niederlassungen hat sich die medi GmbH & Co. KG aus Bayreuth, Deutschland, in der Medizinbranche längst einen führenden Namen gemacht. Rund 3.000 Mitarbeiter, Patienten und Anwender von medi profitieren von ihren Produkten und Leistungen in über 90 Ländern weltweit. medi verschafft mehr Lebensqualität durch maximale Therapieerfolge im medizinischen Bereich (medi Medical) bzw. ein einzigartiges Körpergefühl im Sport- und Fashion-Segment. Der sogenannte „medi Spirit“, fordert das Unternehmen und deren Mitarbeiter heraus, medi Produkten und -Konzepten auf neue Maßstäbe zu bringen. Sowohl wissenschaftlich fundiert, als auch auf einem erstklassigem Hightech-Niveau. Neben innovativen Lösungen zeichnet sich medi durch langjährige Erfahrung sowie bewährtes Know-how aus.
medi stand vor der Herausforderung, dass die zum größten Teil handgeschriebenen Bestellformulare manuell verarbeitet werden mussten. Dies war mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, der unter Umständen die Durchlaufzeit einer Bestellung verzögern konnte. Die Erfassung der Daten aus den Bestellformularen war komplex und musste vereinfacht werden. Dazu kam, dass die sehr ausgefeilte, aber komplexe Logik hinter den medi Artikelnummern die Einarbeitung und das Training neuer Mitarbeiter erschwerte.
medi entschied daher, diese Prozesse durch den Einsatz einer intelligenten und modernen Softwarelösung zu vereinfachen. Die Kosten und die Durchlaufzeiten mussten erheblich gesenkt und die Effizienz deutlich gesteigert werden. Ein weiteres Kriterium der Evaluierung war, dass die potenzielle Lösung nicht nur den gegenwärtigen, sondern auch den zukünftigen Anforderungen gerecht werden sollte.
Nach einer eingehenden Analyse entschied sich medi, die OCR Capture Lösung DocBits aus dem Hause FELLOWPRO AG zu implementieren. DocBits als Cloud-basierte Plattform zur automatischen KI-unterstützten Dokumente-Automatisierung und -Verarbeitung ermöglichte medi die aktuelle Herausforderung zu lösen.
Autoscaling - automatische Anpassung von Ressourcen an den aktuellen Bedarf
Durch reduzierten manuellen Aufwand und optimierte Prozesse
auch handschriftliche Dokumente können ausgelesen werden
Unterstützung einer Bandbreite von Dokumentarten
Einfache Handhabung ohne technisches KnowHow
Reibungslose Verknüpfung mit bestehenden Systemen, inklusive Infor Cloudsuite, M3 und IDM
Eine Lösung, die mit den Anforderungen wachsen kann
Intelligente Technologie ohne aufwendige Template-Erstellung
Mehr als 128 Sprachen und internationale E-Invoice
Die Aufgabenstellung war klar definiert. Sämtliche eingehende Bestellformulare sollten erfasst, digitalisiert und automatisch in den bestehenden Workflow verarbeitet werden. Die Integration in das ERP System Infor LN über die Lobster-Anbindung ermöglicht eine Datenvalidierung der Kundenstammdaten.
Die Dokumente kommen per Fax oder E-Mail bei medi an und werden über Lobster an DocBits übergeben. Mit Hilfe eines leistungsstarken KI-Models findet zunächst die Klassifizierung und im Anschluss mittels einer hochqualifizierten OCR-Erkennung die Extraktion der handschriftlichen Dokumentendaten statt.
Das Projekt war sehr komplex, die Implementierung der Software anspruchsvoll – und trotzdem war die Umsetzung ein schneller und voller Erfolg!
medi konnte das Projekt zusammen mit dem Hersteller FELLOWPRO AG bereits im Juli 2023 erfolgreich in den LIVE-Status switchen. Hierbei war für medi ein wichtiger Schlüsselfaktor, dass DocBits nahtlos in die bestehenden Systeme Infor LN und AS/400 integriert werden konnte.
Heute durchlaufen sämtliche Bestellungen – , egal auf welchem Wege sie bei medi eintreffen – , über die künstliche Intelligenz der DocBits OCR Capture Lösung. Verlässlich, konsistent und mit gleichbleibend zuverlässigen Ergebnissen extrahiert DocBits voll automatisch sämtliche Informationen aus der Kopf-, Fuß- und Zeilen-Ebene (sowie Tabellen). Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Daten maschinell oder handschriftlich zur Verfügung stehen. Die künstliche Schwarmintelligenz erreicht weltweit Best-In-Class Erkennungswerte. Selbst unterschiedliche Bestellformular-Layouts werden von der Lösung erkannt. Die Ermittlung der Artikelnummern, eine spezielle Anforderung von medi, wurde durch einen maßgeschneiderten Algorithmus von DocBits erfolgreich im System eingebettet. Dieser Algorithmus versteht und appliziert die anspruchsvolle Logik von medi.
Nach erfolgreicher Implementierung von DocBits werden heutzutage durchschnittlich 360 Dokumente pro Stunde aus dem medi Ökosystem von DocBits verarbeitet. Die moderne elastische Cloud Infrastruktur erreicht auch hohe Anforderungen, welche auch in Zukunft prägend sein werden. Selbst ein x-fach höherer Upload wird in gleichbleibend höchster Qualität digitalisiert und automatisch im System weiterverarbeitet.
DocBits überzeugte mit seiner hohen Benutzerfreundlichkeit und einem schlichten Design. Zusammenfassend hat DocBits den Prozess zur Erfassung von Bestellformularen für die Mitarbeiter von medi essentiell vereinfacht.
medi GmbH & Co. KG
Herstellung von Medizinprodukten
(weltweit, 2023)
ca. 1.800 am Standort Bayreuth (weltweit ca. 3.000)
Bayreuth (DE)
Die Digitalisierung und Automatisierung von eingehenden Bestellformularen, sowie die Generierung einer Artikelnummer
für die Automatisierung und Verarbeitung von eingehenden Dokumenten
