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Seit Januar 2025 ist es Pflicht, dass Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Die Verpflichtung zur E-Rechnungsstellung – also selbst E-Rechnungen zu versenden – wird bis zum 31. Dezember 2027 schrittweise eingeführt. Das bedeutet: Spätestens jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, sich mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen und die eigenen Prozesse zukunftssicher zu machen.
Eine E-Rechnung ist weit mehr als eine Rechnung im PDF-Format. Es handelt sich um eine strukturierte, maschinenlesbare Datei, die automatisch verarbeitet werden kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant:
So können Ihre Rechnungen nicht nur rechtssicher archiviert, sondern auch direkt von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden.
Die Umstellung mag zunächst nach zusätzlichem Aufwand klingen, doch sie bringt enorme Vorteile: weniger Papier, weniger Fehler, schnellere Prozesse. Wer früh beginnt, hat später weniger Stress – besonders, wenn die E-Rechnungspflicht für den Versand 2027 endgültig greift.
Um eine E-Rechnung korrekt zu erstellen, benötigen Sie drei Dinge:
Wenn diese drei Punkte erfüllt sind, sind Sie technisch auf der sicheren Seite.
Die kurze Antwort: Ja – aber nur eingeschränkt.
Es gibt Online-Portale, über die du E-Rechnungen manuell erstellen kannst (z. B. das kostenlose ZRE-Portal der Bundesregierung). Allerdings ist das nur für wenige Rechnungen praktikabel. Sobald du regelmäßig Rechnungen schreibst, wird es schnell zu aufwendig.
Es gibt auch einige Anbieter – zum Beispiel XRechnung.io, Cosinex E-Rechnung oder Governikus –, die kostenlose Webformulare bereitstellen. Damit lassen sich XRechnungen einfach manuell erfassen und direkt als XML-Datei erzeugen.
Mein Tipp: Für Selbstständige mit sehr wenigen Rechnungen mag das Portal oder die Online-Formulare eine Lösung sein. Für alle anderen lohnt sich definitiv eine Software, die den Prozess automatisiert und Fehler vermeidet.
Nicht jede Software ist gleich. Achten Sie darauf, dass Ihre Lösung:
Eine gute Software spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven – besonders, wenn das Rechnungsvolumen steigt.
Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, habe ich fünf Anbieter gegenübergestellt:
| Anbieter/ Software | Preis/Monat zzgl. MwSt. | Testphase | E-Rechnunsfunktionen* |
|---|---|---|---|
|
sevDesk |
ab 8,90 € |
14 Tage |
Erstellen, versenden, empfangen, verarbeiten, prüfen, visualisieren, archivieren/speichern, DATEV-Anbindung |
|
Lexware Office
(ehemals lexoffice)
|
ab 6,45 € |
30 Tage |
Erstellen, versenden/übermitteln, empfangen |
|
Accountable |
kostenlos erhältlich
kostenpflichtig ab 15,50 € |
14 Tage |
Erstellen, versenden, empfangen |
|
WISO Mein Büro |
kostenlos erhältlich
kostenpflichtig
ab 9,00 €
|
Keine |
Erstellen |
|
FastBill |
ab 9,00 €
|
14 Tage |
Erstellen, versenden, empfangen |
*Bitte beachten Sie, dass wir unter „E-Rechnungsfunktionen” nur die Features aufgeführt haben, die vom jeweiligen Anbieter explizit nach außen kommuniziert werden. FELLOWPRO übernimmt keine Verantwortung für die vollständige Korrektheit dieser Angaben.
Mit diesen Schritten haben Sie nicht nur eine gesetzeskonforme E-Rechnung erstellt, sondern auch Ihre Prozesse auf die Zukunft ausgerichtet.
Je früher Sie mit der Umstellung beginnen, desto entspannter wird es, wenn die Pflicht zur E-Rechnungsstellung 2027 endgültig greift. Mit der passenden Software und einem klaren Prozess sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und machen Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft.
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